Il paraît que l’on reconnaît un bon communicant public à sa capacité d’élaborer des stratégies mais, dans nos milieux publics souvent pauvres en moyens, également au fait qu’il puisse mettre les mains dans le moteur et être totalement opérationnel. Ceci dit, l’un n’empêche pas l’autre, et réciproquement. Voici donc, pour être dans le concret le plus basique, une fiche de procédure pour la mise en place d’une conférence de presse. En effet, bien que cet évènement puisse être considéré comme simple et récurrent, donc parfaitement maîtrisé (ou maîtrisable), pouvoir se reporter à une check-list n’est pas un luxe. Car il est toujours trop tard, après cette opération, pour inviter l’institution cofinanceuse qui avait été oubliée, pour prendre des photos ou pour commander le traiteur. Ainsi, la fiche d’aujourd’hui devrait permettre ne de rien oublier d’important et devrait également répartir les charges, tant en ce qui concerne le pilotage des actions à mener qu’en ce qui concerne les budgets à mobiliser.
Les tâches à accomplir sont réparties en 5 grandes catégories : Relations presse, invités, protocole, logistique et suites. Nous allons les reprendre une par une.
Une remarque de méthode cependant. 3 colonnes sont prévues face à chaque tâche : “Pilote”, « Services associés” et “Budget”. Afin d’illustrer mes propos, j’ai rempli un certain de cases, en jonglant avec la direction de la communication (appelée ici “COM”) – notons d’emblée que je suis parti du principe que les relations avec la presse sont de la responsabilité de la direction de la communication mais, dans certaines collectivités, cette fonction peut être rattachée au Cabinet des élus : dans ce cas, on remplacera l’abréviation “COM” par une autre plus conforme – , le Cabinet des élus (appelé “Cabinet”), la Direction générale des services (appelée “DGS”) et le service à l’origine de l’opération qui est le sujet de la conférence de presse (appelé “service concerné”). Il va de soi que la manière dont sont renseignées les cases est tout à fait indicatif, que ce soit pour le pilotage ou pour le budget impacté. Vous aurez donc le loisir de tout changer pour adapter la grille aux habitudes et procédures de votre collectivité.
Dans cette première catégorie, il est question de répartir les responsabilités pour, d’abord, la constitution du fichier presse adapté au sujet de la conférence. Puis, il conviendra de rédiger et d’illustrer le dossier de presse. Surtout, il faudra le faire valider (et là vous personnaliserez cette fiche pour la mettre en adéquation avec les circuits à respecter dans votre institution), puis le dupliquer, qu’il s’agisse de documents sur papier ou sur supports numériques (dans l’hypothèse, par exemple, où de nombreuses photos, ou des vidéos, sont à mettre à la disposition de la presse, le tout en ayant pris soin de vérifier les autorisations d’exploitation de ces documents). Puis, il faudra envoyer les invitations et se lancer dans une relance téléphonique pour s’assurer de la présence des médias. Pour ces différentes tâches, un budget est éventuellement à prévoir, qu’il s’agisse notamment de l’achat de fichiers presse ou de l’appel à des prestataires extérieurs pour la réalisation du dossier de presse et sa duplication ou encore pour les relances téléphoniques.
En ce qui concerne les invités, outre qu’il conviendra de réaliser (ou faire réaliser) l’invitation (qui pourra être une déclinaison de celle choisie pour la presse), le principal travail consistera à établir la liste des invités, par catégories, sans n’oublier personne. En effet, même si, par nature, une conférence de presse est destinée à la presse (comme son nom l’indique), c’est aussi un instant privilégié de la vie d’un projet où les cofinanceurs, les partenaires, voire des cibles importantes pour la collectivité peuvent être conviés.
Vient maintenant la catégorie “Protocole” où l’on devra d’abord fixer une date en fonction des agendas des personnes concernées. Puis, on concevra le déroulement de la conférence, en s’assurant de respecter les règles en la matière. Sur cette question, en cas d’hésitation, on se reportera sans hésiter vers le blog de mon excellent confrère Fabrice Jobard pour qui le protocole public n’a plus aucun secret.
Puis, il faut passer à l’élaboration de la logistique matérielle de la conférence. La fiche entre dans de nombreux détails qui seront sans doute inutiles dans beaucoup de cas. En effet, il n’est pas toujours besoin d’organiser une conférence de presse hors des locaux de l’institution. De même, on ne fait pas systématiquement appel à un traiteur, etc … Néanmoins, partons du principe que cela sera peut-être utile un jour car, vous le savez, le Diable se niche dans les détails et rien n’est pire qu’un ordinateur ou un vidéoprojecteur en panne au moment où l’on en a besoin. Idem pour l’oubli du véhicule qui doit transporter sur le lieu de la conférence le matériel d’exposition ou le pupitre des orateurs. Et c’est encore un drame si l’on n’a pas le cadreur et sa caméra pour filmer l’évènement ni le personnel d’accueil pour gérer le vestiaire, pointer les convives et passer le micro au moment des questions des journalistes dans la salle.
Tout bon communicant sait que la fin d’une conférence de presse n’est pas l’achèvement de son travail. C’est parfois juste le contraire. Qu’il s’agisse de la diffusion des éléments du dossier de presse via les supports de la collectivité ou de ceux de ses partenaires ou qu’il s’agisse de l’envoi amical de photos souvenirs aux participants. Mais, surtout, il s’agit de faire parvenir aux journalistes qui n’étaient pas présents (et je pense aux rédactions de médias situées en Ile-de-France lorsque l’on est dans une collectivité en région) mais que vous souhaitez quand même informer de votre action.
Voilà, c’est à vous maintenant. Bon courage.
Téléchargez la fiche complète ici :(c) Marc Thebault_Fiche procédure Conférence presse
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