Quel sommaire pour un journal interne de collectivité ?

Parfois délaissée (par ce blog en premier mais je vais me rattraper), au profit de la seule communication externe, la communication interne est pourtant un levier indispensable pour s’assurer de la diffusion des informations de l’institution à l’ensemble du personnel, mais également, comme la communication externe, pour créer du lien avec ce même ensemble. Voire pour permettre la création de liens entre les agents eux-mêmes. Souvent disséminés sur différents sites, répartis dans beaucoup de métiers différents, ayant des implications très différentes dans la vie de l’institution, ne connaissant parfois qu’une seule partie du projet global (celle qu’ils appliquent), ces cibles de communication sont particulières et demandent de vrais supports, qui leur soient parfaitement dédiés. Et, de manière générale, il est utile de rappeler qu’un agent se sentira valorisé s’il est considéré comme devant recevoir, en priorité, avant même la presse locale, les informations de la collectivité. Par ailleurs, résidant en général sur le territoire de la collectivité et/ou ayant des relations familiales ou amicales sur ce même territoire, il est également un potentiel vecteur pour relayer les informations publiques. Un journal interne doit donc permettre d’atteindre au moins trois objectifs : valoriser chaque agent ; l’informer en priorité ; lui faire comprendre le sens de son action.

Parmi les principaux supports de communication interne à mettre en place, le journal interne est un classique qui a toujours toute sa pertinence. Regardons dans le détail quelques indications préalables, les principes à suivre, le contenu d’un sommaire type et, enfin, quelques ultimes conseils.

1 – Des indications préalables

Un public hétérogène. Attention au niveau de langage et au niveau présupposé d’informations préalables. Le journal interne ne peut concerner l’ensemble des agents si l’on ne prend pas en compte deux éléments au moins :
- le niveau d’information est très différent entre les directions elles-mêmes et entre les divers niveaux de hiérarchie. Il conviendra de ne pas présupposer que chacun à le même et que l’on peut donc rédiger un article qui partirait de ce postulat ;
- dans toutes les collectivités, un pourcentage non négligeable d’agents peut avoir des difficultés plus ou moins grandes avec l’écrit, donc la lecture. Il conviendra donc d’offrir, surtout pour les articles importants, des entrées différentes et toutes adaptées à des niveaux de langage particuliers, du plus élaboré au plus simple.

Un équilibre. Comme tout autre support interne public, le journal interne est toujours un délicat équilibre entre :
- des informations descendantes de la part de la Direction Générale des Services et/ou de la Direction des Ressources Humaines et des informations transversales, entre les différentes directions et les différents services ;
- des informations de l’institution (ses projets, ses décisions) et des informations pratiques qui vont faciliter le travail des agents ou leur compréhension du fonctionnement interne ;
- la diffusion de l’actualité de l’institution et la diffusion des éléments qui permettent de renforcer le lien entre les agents, le lien entre les directions et le lien entre les services.

2 – Des grands principes à suivre

A – DISCOURS
Singularité. Deux idées ici. La première est évidente : une collectivité territoriale est unique, alors sa communication interne doit l’être aussi, du moins dans sa forme, donc ses supports également. Seconde idée : il s’agit de veiller à l’identification, donc à la singularité de l’émetteur, principalement pour faire la part entre réglementations nationales et règles propres à la collectivité, entre le discours de la DRH de l’institution et celle du ministère.
Valorisation. Les supports de communication interne doivent valoriser les réalisations de l’institution (destinées aux diverses composantes du territoire et aux les agents eux-mêmes lorsque l’on évoquera le management interne, par exemple) et ceux qui sont à leurs origines (élus et directions) et ceux qui les mettent en œuvre (les agents).
Authenticité. La réalité doit valider le discours. Surtout, le vécu des agents validera, ou non, le discours institutionnels. On recherchera donc une certaine crédibilité face à cette réalité. On veillera ainsi à parler des réussites comme des incidents, sous réserve de les analyser ; à délivrer des informations valides, en les préférant aux effets d’annonce.

B – DYNAMIQUE
Synergie. La communication interne doit démontrer, et prouver, que chaque action ne peut se mettre en œuvre qu’avec la mobilisation de l’ensemble des compétences internes.
Fédération. La communication ne doit pas chercher à “coloniser” les esprits mais au contraire à rassembler, à fédérer, autour d’une image forte et autour de projets expliqués et appropriables par l’ensemble du personnel.
Sens. La communication interne doit être un catalyseur, un moteur au départ d’une chaîne où chacun pourra comprendre ce que l’on attend de lui et pourquoi.

C – PUBLIC
Pédagogie. La communication interne doit expliquer les enjeux, les ambitions, les contraintes et les possibilités.  Elle doit clarifier les niveaux d’interventions des différentes institutions, locales et nationales. Elle doit, en interne, expliquer sans relâche qui fait quoi, pourquoi et comment.
Participation. La communication interne veillera aussi à humaniser, par des testimoniaux notamment, ses supports de communication en donnant largement la parole à tous les acteurs de l’institution et en favorisant la participation du plus grand nombre à la rédaction des supports internes et à leur évaluation.
Ouverture. Enfin, la communication interne devra, par tous ses supports, être tournée vers l’ensemble des agents, non vers les seuls élus ou les seuls directeurs de l’institution.

3 – Sommaire type

L’articulation proposée ici est une base de sommaire que chacun pourra compléter et modifier. Surtout, que chacun pourra adapter à la culture de sa collectivité, à son projet d’administration, s’il existe, et aux habitudes locales.

- Editorial
Il sera signé :
- première option : de manière systématique, soit par le maire ou le président, soit par l’adjoint au maire ou le vice-président délégué au personnel, soit par l’adjoint au maire ou le vice-président délégué à la communication, soit par le DGS ou un DGA, soit par le DRH. L’objectif est de faire le lien entre le projet général de la collectivité et les agents, de rappeler les grands enjeux ou de mettre l’accent sur une actualité particulièrement importante ;
- seconde option : en changeant de rédacteur à chaque numéro, suivant l’actualité de la collectivité ou suivant la nature des articles importants. Ou alors, dans un souci de varier les signataires simplement pour faire connaître différents élus ou différents cadres.

- Informations “Ressources humaines” 
Ici, il s’agit de présenter les informations, actualités et nouveautés qui relèvent du domaine des Ressources humaines de la collectivité. On n’hésitera jamais à présenter un glossaire permettant à tous de mieux comprendre le “lexique” spécifique de la gestion des ressources humaines dans la Fonction publique territoriale. De même, les personnels de la DRH pourront être présentés (avec photos), sur plusieurs numéros, afin que tous les agents puissent (re)connaître leurs interlocuteurs potentiels. Les types de rubriques possibles :
- La DRH, un lieu de ressources pour les agents, pour positionner la DRH comme un appui, non comme un strict émetteur de règles strictes et théoriques ;
- Les mesures nationales sur la Fonction publique territoriale : actualités, changements, réformes, nouveautés, … ;
- Les mesures propres à la collectivité : actualités, changements, nouveautés, … pour bien faire la part entre l’application obligatoire de mesures ou de règles nationales avec les éléments de management propres à la collectivité ;
- L’état du dialogue social interne : actualités et projets, … ;
- Informations sur les diverses commissions : CTP, CAP, CHS, … 
- Informations et/ou conseils “hygiène et sécurité”, pour faciliter le travail de chacun et compléter des actions d’information ou de prévention sur la santé publique. 
- Gros plan sur un des chiffres du bilan social, pour faire découvrir la structure même du personnel ; 
- Informations pratiques diverses : tout conseil utile sur le déroulement de la carrière, sur les avancements et promotions, sur les éléments fixes ou variables de rémunération ou en réponse à une préoccupation du moment des agents.

L’ensemble de ces points pouvant être illustré de témoignages d’agents, ou alors être écrit sous forme de réponses à des questions posées au préalable par les agents.

- L’agenda 
Les dates importantes à venir dans la vie de la collectivité, de ses services et des ses établissements. Une présentation distincte est possible entre l’annonce d’évènements réservés au personnel (ou ceux auxquels le personnel est associé) et les évènements destinés à d’autres.

- Présentation d’un service 
Organisation, position dans l’organigramme général, missions, moyens, projets à venir, réalisations en cours, projet de service, … Ici, outre une présentation fonctionnelle, une présentation humaine est attendue, pour mettre le plus souvent possible des visages sur les fonctions. Afin d’éviter des présentations trop larges, il sera envisageable de descendre le plus possible dans l’organigramme pour mettre l’accent sur des services complets, lorsque cela est possible.

- Gros plan sur une réalisation 
Présentation dans le détail d’une réalisation terminée, en mettant en avant le travail réalisé par les agents qui ont participé au projet. En cas de projet complexe ayant mobilisé une équipe importante, une présentation répartie sur plusieurs numéros est possible. Il convient surtout de n’oublier personne.

- Gros plan sur un projet 
Présentation dans le détail d’un projet de la collectivité, en le resituant dans le projet global et mettant en avant le travail réalisé par les agents. Autre piste, l’actualité générale de tous les projets de la collectivité, en lien avec les pilotes des projets et les membres de la réunion de revue de projets, si elle existe au sein de la collectivité.

A noter que, dans ces 3 rubriques ci-dessus, un équilibre doit être préservé entre les actions des services opérationnels et ceux des services transversaux, afin de ne pas exclusivement évoquer les services qui réalisent pour le public mais de mettre aussi en valeur les services fonctionnels, ceux qui donnent les moyens juridiques, administratifs, humains, techniques ou financiers pour la réalisation.

- Management interne :
Dans l’hypothèse où cela existe :
- Point sur l’état d’avancement du projet d’administration et de sa déclinaison en projets de services ;
- Illustration des démarches de management mises en œuvre dans la collectivité : management par projet, par objectifs, présentation des projets de services en cours d’application ou de conception, procédure d’évaluation, etc … ;
- Suivant les objectifs du projet global, création de rubriques sollicitant la participation pour mobiliser ou lancer des appels à idées (ou à débat) autour d’un sujet spécifique à la collectivité : innovation, solidarité entre services, formations, nouvelles procédures, nouvelles manières de faire, etc …

- Pédagogie de la gestion publique territoriale :
Toutes les explications qui vont permettre à l’agent de connaître mieux les rouages d’une collectivité, comme l’état des règles nationales à appliquer, qu’il s’agisse des marchés publics, des finances, des évolutions juridiques ou encore d’un focus sur un élément d’actualité nationale qui risque d’impacter, même indirectement, le travail des agents.

- Informations du comité des œuvres sociales (ou “comité d’actions sociales”, suivant les intitulés possibles). Cette rubrique reste valable même dans le cas où il n’y ait pas ce type de comité dans la collectivité, le choix étant fait, par exemple pour une structure intercommunale, de proposer aux agents d’adhérer à celui d’une autre collectivité, la ville-centre notamment.

- Internet à votre service 
Mieux connaître les outils de la collectivité (internet, réseaux sociaux, intranet, extranet, s’ils existent), découvrir des adresses de sites pour faciliter le travail (et autorisés en accès par les règles internes), avoir des exemples d’astuces informatiques liées à la bureautique, à des logiciels métiers ou aux évolutions des pratiques d’internet en général. Ici, afin de ne pas agrandir le clivage qui existe déjà en partie entre les agents qui bénéficient d’un poste de travail permanent et ceux qui n’ont accès qu’à un poste partagé (ou pas d’accès du tout), on pourra évoquer aussi l’utilisation d’internet en général, dans des utilisations plus personnelles ou plus générales. Enfin, on pourra si besoin refaire un point régulier sur la charte interne d’utilisation d’internet (si la collectivité en a édictée une).

- Mouvements 
Les mouvements des agents : départs et arrivées depuis l’extérieur, mouvements internes (changements de services), départs à la retraite, … Un “Gros plan” sur certains nouveaux venus sont possibles, sous réserve de poser des critères clairs de sélection, histoire de na pas réservé cette rubrique aux plus hautes strates de la hiérarchie.

- Carnet : Les naissances, mariages, décès. Seule la culture propre à chaque collectivité pourra guider les communicants en charge du journal interne sur le fait de créer ou pas cette rubrique, particulièrement en ce qui concerne les décès.

- Portrait
Portrait extraprofessionnel d’un agent : hobbies divers et variés, sports pratiqués, activités culturelles ou associatives, talents cachés, etc … Cette rubrique ayant surtout pour objectif de dévoiler les êtres humains et leurs richesses, derrière les fonctions et les grades.

- 3 questions à …
Portrait extraprofessionnel d’un des élus de la collectivité. Les élus ne sont pas toujours connus par l’ensemble des agents, surtout les élus n’ayant pas une délégation importante les mettant régulièrement sous les feux de l’actualité.

- Tribunes libres des syndicats 
Rubrique dont l’existence même sera à négocier en haut lieu. Toutefois, dans l’hypothèse où le principe sera retenu, il conviendra d’ouvrir le dialogue avec les organisations syndicales afin de mettre au point le type de participation possible :
- rubrique dédiée à un seul syndicat par numéro de journal interne (donc rotation entre les différents partenaires sociaux) ;
- page divisée entre tous les syndicats en fonction du nombre de sièges obtenus aux dernières élections, ou en fonction du nombre de voix obtenues aux dernières élections, ou de manière égale entre tous les syndicats, ou enfin choix d’un seul texte signé par tous les syndicats.
Dans tous les cas, il convient de poser comme principe que les responsables de la publication publieront les textes reçus sans retouches, sans corrections, sans suppression de mots ou de phrases. Ceci, dans le cadre légal de toute publication et dans le cadre des principes généraux qui seront à négocier d’emblée avec les syndicats.

- Photo du mois 
Publication d’une photo “originale”, prise par un agent ou un élu, en lien avec la collectivité : activités des agents, activité dans un établissement, vie du territoire, etc …

- Le territoire 
Pour la présentation d’une des communes, s’il s’agit d’un EPCI, ou d’une partie méconnue (ou d’une curiosité) de la ville, du département ou de la région pour les collectivités territoriales. La présentation pourra être de type “patrimoniale” ou plus orientée vers un évènement à venir.

- Petites annonces
Il s’agit, là encore, d’une rubrique optionnelle qui ne doit être mise en place que si elle répond à un besoin, et que si elle cadre parfaitement avec la culture locale. Il pourra s’agir de troc, d’échanges de biens ou de services, de babby-sitting, d’animaux de compagnies, etc … la limite à ce type de rubrique étant, principalement, de ne pas permettre des échanges financiers ou commerciaux entre les agents. Ou alors de les cadrer très strictement.

- Autres rubriques
En lien avec la réalité de la collectivité concernée ou suite à des propositions faites par les agents eux-mêmes à l’issue d’une consultation.

4 – Quelques ultimes conseils

Une règle pour la rédaction : la collégialité. En règle générale, les journaux internes ont tout intérêt à être appropriés par le plus grand nombre. L’un des moyens d’accélérer le phénomène est d’organiser un Comité de rédaction sensiblement élargi à tous les volontaires qui, régulièrement ou au coup par coup, pourront prendre en charge la rédaction d’un sujet. C’est un des fondements de la communication interne : ne pas être le seul fait de la direction de la communication (ou de la DRH, ou de la DGS) au risque de la connoter comme “voix de son maître” le discours diffusé et, alors, de déclencher des phénomènes de rejet. La composition du Comité de rédaction peut se réfléchir à partir des groupes suivants :
- Direction de la communication,
- DRH,
- DGS (et DGA) et/ou Cabinet,
- les autres directions et services. En effet, viendront s’ajouter des volontaires réguliers ou occasionnels que l’on aura préalablement sollicités en ayant pris soin de négocier avec leur direction le fait de leur libérer le temps nécessaire à la rédaction des articles et aux éventuels déplacements liés à cette rédaction. Le temps consacré à la participation au journal interne devant être pris sur le temps de travail et non sur le temps personnel, afin de démontrer que la communication interne n’est pas un loisir facultatif mais bien un support de management et de lien interne ; de leur donner un minimum de formation à l’écriture du “journalistique” ; de les associer à la définition de tous les enjeux du journal interne et à la constitution des sommaires.

La distribution. La distribution du journal peut se faire en le groupant avec d’autres documents (fiche de paie notamment), soit de manière indépendante et par différents canaux :
- envoi postaux à domicile. Le coût alors est non négligeable.
- distribution sur le lieu de travail par le circuit interne habituel. Le risque est une certaine lenteur de distribution.

Ces envois seront complétés par la mise à disposition d’exemplaires, pour une prise en main en libre-service, dans les différents services et établissements. Enfin, les numéros seront disponibles sur internet, par les réseaux extranet ou intranet s’ils existent, ou par le simple dépôt d’un document en format .pdf sur un serveur interne accessible à tous les agents.

Pour aller plus loin. Outre la documentation livresque que vous ne manquerez pas de trouver, je ne peux que vous conseiller la lecture du blog de mon collègue Fabrice Jobard sur la Nouvelle communication interne : http://comminterne.expertpublic.fr/author/fjobard/

Voir aussi :
- Communication interne, politesse et rituels sociaux .
- Communication interne : enquête 2012.

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