Compublique : LA boîte à outils

On le répète à nos commanditaires sans arrêt : les dircoms publics ne sont pas payés au volume ! Définitivement, une démarche de communication ne consiste pas à accumuler sans fin des outils mais bien à déterminer, en fonction du public à toucher, des objectifs fixés et des moyens mis à disposition, quel est le meilleur support (au sens large du terme) de communication à mettre en œuvre. Toutefois, autant avoir sous la main le catalogue du possible, la gamme la plus complète d’outils utilisables et mobilisables. Ainsi, j’ai le plaisir de vous présenter, ci-dessous, une boîte à outils à 10 cases où l’on piochera avec volupté, sinon avec le souci de gagner du temps, histoire de ne pas redécouvrir l’Amérique tous les matins. Une dernière précision, ces outils valent pour la communication externe, mais également pour la communication interne. Qu’on se le dise …

A – AFFICHAGE
* Réseaux privés (réseaux de 0,4 x 0,6 cm, 2m², 8 m², 12 m², …)
* Réseaux de la collectivité (suivant la collectivité : réseaux de 0,4 x 0,6 cm, 2m², 8 m², 12 m², …)
* Véhicules de la collectivité
* Supports électroniques (intérieurs et extérieurs) de la collectivité et/ou d’autres gestionnaires de réseaux
* Tout autre support existant ou à venir

B – DISTRIBUTION
* Boîtage
* Mailing, e-mailing  personnalisés (courriers dits « adressés ») : en direct ou par un routeur (suppose une sélection de fichiers au préalable)
* Mailing, e-mailing  non personnalisés (courriers dits « non adressés ») : en direct ou par un routeur (suppose une sélection de critères – géographie, CSP, … – au préalable)
* Dépôts dans des lieux publics ou privés
* Tractage, « street marketing » (distributions animées ou non), …

C – EDITIONS
Les éditions seront réputées conformes à la charte graphique, au style rédactionnel et au style iconographique adoptés. Sont également liés à cette catégorie les aspects suivants :
- le type de distribution (pour le grand public et/ou pour des publics cibles),
- le dépôt dans les établissements de la collectivité ou dans d’autres lieux publics ou privés,
- la politique promotionnelle de ces éditions.
Par ailleurs, chaque édition papier peut également être présente sur le web (en simple consultation ou en téléchargement et complétée d’ajouts audiovisuels) et/ou diffusée sur support numérique.

* Générales :
- Plaquette institutionnelle
- Présentation du projet global (projet de mandat, projet politique, …)
- Fiches thématiques de présentation de l’institution et de son territoire
- Edition de « chiffres-clefs »
- Guide(s) pratique(s)
- Plan(s)
- Rapport annuel d’activité
- Cartes de vœux
- Cartons d’invitations types
- Journal ou magazine régulier (externe ou interne) : augmenté, ou non, de suppléments divers
- Chemise générale, ou couverture de dossier, dans laquelle seront glissés des documentations diverses
- Papeterie de la collectivité
- Signature type des courriels (permanente ou liée à un évènement)
- Stickers
- Trombinoscopes ou « Qui fait quoi »

* Thématiques :
- Par équipements (ou établissements) publics ou par services publics
- Par catégories sociales des cibles visées
- Par catégories d’usagers
- Par grands axes du projet
- Par grands thèmes d’actions publiques
- Pour les nouveaux « quelque chose » : arrivants, mariés, parents, diplômés, écoliers, entreprises, associations, …

* Evénements et projets de la collectivité :
- Toute la papeterie nécessaire à la promotion évènementielle : cartons d’invitations, tracts, flyers, dépliants, programmes, affiches, stickers, …

D – EVENEMENTIEL
Pour tous ces outils, la création et la gestion de fichiers de publics cibles seront à examiner. De même sera à envisager la déclinaison de la présentation générale de la collectivité (et/ou de son projets et ses actions) sous forme notamment d’exposition fixe ou déplaçable.

* Événementiel collectivité :
- Cérémonie de vœux
- 1ères pierres et inaugurations (visites et suivi de chantiers et de travaux, en général)
- Colloques, conférences, rencontres, …
- Création d’événements pour mise en valeur de :
* publics cibles (nouveaux arrivants, diplômés, acteurs sociaux, sportifs, etc …)
* grands axes du projet
* réalisations de la collectivité
- Création d’événements pour l’information :
* expositions
* portes ouvertes
* réunions publiques (information et/ou concertation)
- Gamme de « goodies » aux couleurs de la collectivité
- Politique de promotion de « locaux » pour les réceptions : lieux d’enseignements hôteliers ou évènementiel, produits alimentaires locaux, savoir-faire local, …

* Événementiel privé :
- Politique partenariale indirecte (aide logistique, financière, signalétique, relations publiques, relations presse, promotion, …)
- Politique partenariale directe (sponsoring, mécénat, …)
- Organisation d’événements (stand, animations, jeux, relations presse, RP, invitations, …) de la collectivité au sein d’évènements privés

E – MULTIMEDIA
Pour chaque outil ci-dessous, se pose les questions liées au contenant, au contenu et aux lieux d’accès publics à ces outils. Se pose également la question de supports « types » (présentation institutionnelle, par thèmes, par projets, par publics, etc …) tant pour internet, que la vidéo ou les photos.

* Internet : site, forums, blogs, réseaux sociaux, microblogging, flux RSS, liens vers d’autres sites…
* Intranet
* Extranet
* Utilisation des sites de partage (informations, photos, vidéos, …)
* Ecriture des règles de collaboration et de modération des commentaires sur les réseaux sociaux
* Courriels et newsletters électroniques
* Photo :
- prise de vues
- gestion des archives
- diffusion
* Vidéo :
- tournage
- gestion des archives
- diffusion. A étudier en particulier la diffusion sur le web et la diffusion (par partenariat) avec des télévisions locales
* SMS/MMS
* Musique et messages d’attente téléphonique (permanents ou liés à un évènement)
* Canal local télévisuel ou web télé

F – PARTICIPATION
Outils à examiner soit comme ponctuels soit comme réguliers.

* Réunions d’informations, de médiations ou de participation
* Editions diverses (papiers ou web)
* Expositions (réelles ou virtuelles)
* Outils de sondages et/ou d’enquêtes, quantitatives ou qualitatives
* Supports de liaisons (papier ou web) avec les participants

G – PUBLICITE
Publicités institutionnelles, événementielles, thématiques, …

* Dans la presse écrite et audiovisuelle
* Publicité sur internet
* Cinémas
* réseaux télé dans lieux publics (centre commerciaux, hôpitaux, transports en commun, etc …)
* Autres supports existants ou à venir

H – RELATIONS PRESSE
* Création et gestion des fichiers (critères géographiques et critères thématiques)
* Documents génériques de présentation de la collectivité, de son projet général et/ou de ses actions
* Communiqués de presse (papier ou numériques)
* Iconographie mise à disposition (dont gestion des droits d’auteur)
* Organisation des conférences de presse et de points presse
* Voyages de presse
* Politique partenariale avec la presse (présence payante – ou sous forme de contrepartie – autre que le basique achat d’espaces publicitaires) en général ou à l’occasion d’évènements
* Outils de recherche des retombées presse (en direct ou par prestataire)
* Outils d’analyse quantitative et qualitative des retombées presse (en direct ou par prestataire)
* Processus interne de gestion de demandes d’interviews (fiche type)
* Gamme de « goodies » pour la presse

I – RELATIONS PUBLIQUES
* Définition des publics cibles : identification puis création et gestion de fichiers
* Mise en place de « réseaux » ou de « clubs », soit par type d’usagers, soit par CSP, soit par thèmes
* Offres d’avantages divers (culture, sports, loisirs, autres, …) pour publics cibles
* Gamme de « goodies » (objets publicitaires toutes gammes) par publics cibles
* Gamme de supports de liaison, d’informations et d’échanges (voir autres catégories)
* Politique d’accueil dans les services publics
* Politique de gestion des abonnés et usagers à des services et établissements publics (liaison, information, enquête de satisfaction, appel à idées, …)
* Politique d’action des non-renouvellements d’abonnements à des services ou à des établissements publics
* En communication interne : toutes actions d’accueils, de présentation, d’écoute, de dialogue, d’explications, de motivation, …

J – SIGNALETIQUE
* Bâtiments, établissements et services publics
* Signalétique d’entrée et/ou de sortie du territoire de la collectivité (sur voirie ou dans les gares, aérogares, gares routières, …)
* Véhicules publics (marquage permanent ou marquage éphémère)
* Chantiers et travaux
* Signalétique événementielle (pour événements de la collectivité ou à l’occasion de partenariats) : marquage général et/ou marquage personnalisé en fonction de l’évènement
* Fléchage/jalonnement permanent ou ponctuel (pour des événements particuliers notamment)
* Tenues du personnel (tenues habituelles de travail ou tenues liées à un évènement)

En conclusion …
A – Evaluation. La plupart de ces outils peuvent (doivent ?) être évalués. Le type d’évaluation – donc les critères à fixer au préalable – et le budget de cette évaluation sont à prévoir.
B – Législation. Un certain nombre d’outils énumérés ci-dessus supposent la création et la gestion de fichiers. Des déclarations à la CNIL sont donc à envisager. Cette démarche est facilitée si la collectivité dispose en interne d’une personne désignée comme « correspondant CNIL ».
C – Convergence. Tous ces outils peuvent se combiner entre eux. Par exemple, une distribution de flyers sur la voie publique particulièrement animée et originale peut être filmée puis diffusée sur le web pour tenter de créer un buzz via une promotion sur divers réseaux sociaux. Et si ce buzz fonctionne, il peut donner lieu à un communiqué de presse et à un article dans le magazine de la collectivité, relayé ensuite dans le support (papier ou virtuel) de communication interne si la distribution a été réalisée par du personnel de la collectivité par exemple, etc …
D – Pertinence. Souvent, tel ou tel outil décrit ci-dessus sera directement utile. Parfois, il conviendra d’en combiner certains entre eux. D’autres fois encore, il faudra inventer un nouvel outil qui n’existe pas encore, mais qui sera plus pertinent que ceux présentés ci-dessus, face à la situation vécue. Chouette.

Voir aussi :
- Planifier la compublique
- Partenariat évènementiel, négocier les contreparties et métacommuniquer
- Collectivités, comment diffuser votre magazine ?
- Dircoms, faire la foire mais la faire bien : 5 principes à retenir
- Com’publique : passons à l’écosystème en 3D.Accéder au Guide de lecture du blog